Sedang membutuhkan contoh SOP gudang sparepart dengan mudah serta panduan selengkapnya? Yuk simak ulasannya dibawah ini.

Bagi sebuah perusahaan logistik maupun retail, SOP gudang merupakan salah satu hal yang cukup vital sehingga memang perlu dimanajemen dengan sebaik-baiknya. Sudah menjadi seyogyanya gudang meruppakan tempat penyimpanan stok sebelum dikirim ke customer. Jika hal ini berjalan dengan teratur dan cermat, produktivitas pun menjadi lancar tanpa terjadi kekeliruan hingga kacau balau.

Secara umum, SOP gudang adalah pedoman tertulis yang perusahaan manfaatkan dalam pelaksanaan rutinitas operasional gudang pada suatu perusahaan. Penerapannya pun membantu karyawan dalam pengambilan keputusan dan penggunaan fasilitas secara efektif dan efisien.

Manfaat Adanya SOP Gudang Sparepart

Hadirnya SOP gudang spare part tentu menghasilkan beragam manfaat bagi kelangsungan produktivitas suatu perusahaan. Kira-kira apa saja itu? Berikut ini selengkapnya :

1. Meminimalisir kesalahan dan kelalaian karyawan
2. Menjadi pedoman bagi karyawan yang bertugas untuk mengirimkan barang
3. Menjadikan karyawan lebih mandiri dalam mengurus operasional gudang tanpa melibatkan menajemen
4. Meningkatkan tanggung jawab dengan adanya dokumentasi dalam kegiatan
   operasional.
5. Menciptakan ukuran standar kinerja, sehingga karyawan dapat mengevaluasi
   usaha yang telah perusahaan lakukan.
6. Menjadi bahan training untuk membantu karyawan baru dalam mengoperasionalkan gudang
7. Membuat standar yang berlaku bagi seluruh pegawai terkait oeprasional gudang
8. Menghindari adanya pemberian tugas yang bertumpuk atau double job pada
9. Membantu penelusuran apabila terjadi kesalahan prosedur dalam operasional gudang
10. Menjamin proses pekerjaan gudang tetap berjalan dalam berbagai situasi

6 Tahap Membuat SOP Gudang

Kira-kira apa saja yang perlu disiapkan? Simak cara mudahnya :

1. Tahap Persiapan

Pertama yang perlu dilakukan ialahpara menajemen gudang harus mengidentifikasi kebutuhan yang ada di gudang, seperti kebutuhan operasional, kebutuhan pengelolaan stok, hingga kebutuhan keamanan dan keselamatan kerja di dalam gudang.

• Baca juga : SOP Maintenance Alat Berat Untuk Unit Tambang & Konstruksi

Setelah itu, barulah masuk ke tahap evaluasi dalam menilai prioritas yang dijadikan kebutuhan.

2. Tahap Perencanaan

Langkah selanjutnya yakni menyusun & menetapkan strategi, rencana, dan program kerja yang akan karyawan laksanakan. Pertama, petakan terlebih dahulu prosesnya, lalu kebijakan dokumen dengan masing-masing pertanggungjawaban, hingga menyusun perencanaan pekerjaan.

Pada langkah yang pertama, yaitu penyusunan strategi, tim penyusun SOPmelakukan pemetaan proses bisnis. Hal ini agar keseluruhan proses yang berlangsung di gudang dapat terlihat.

Di sisi lain, tim penyusun perlu untuk memperhatikan arus informasi dan pihak yang terlibat, agar meminimalisir kemungkinan terjadinya kebocoran informasi.

3. Tahap Penyusunan

Setelah mendapatkan beragam informasi yang telah terkumpul dari tim, selanjutnya tuang dalam bentuk dokumen tertulis yaitu pembuatan standar operasional prosedur gudang. Sebelum itu, sebaiknya gunakan draft SOP terlebih dahulu untuk mediskusikan dengan tim terkait sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Pada tahap ini, alur kerja sudah dinarasikan dengan menuliskan people in charge (PIC), jenis dokumen yang dibutuhkan, dan apa masalah yang kira-kira akan terjadi dan solusi dari masalah.

4. Tahap Uji Coba

Setelah menyusun SOP, tidak ada salahnya untuk melakukan tahap uji coba terlebih dahulu, tujuannya agar karyawan dapat mencoba draft penggunaan pedoman SOP. Tahapan ini untuk menguji coba draft pedoman SOP.

Apabila terdapat hal-hal yang kurang jelas maupun mengganggu sistem kerja gudang, maka SOP dapat tim penyusun revisi agar hal-hal yang merugikan tidak terjadi lagi. Para karyawan juga dapat memberi saran jika terdapat hal-hal yang bisa lebih mengefisienkan sistem gudang.

5. Tahap Penyempurnaan

Setelah kritik dan saran masuk, tim penyusun dapat langsung merevisi standar operasional prosedur gudang dan menyempurnakan kembali dokumen tersebut. Setelah SOP sudah masuk kedalam bentuk sempurna, dokumen ini kemudian dapat langsung HR setujui.

6. Tahap Implementasi

Kini SOP telah siap untuk diimplementasikan oleh karyawan gudang dalam mengoperasikan pekerjaannya. Walau sifatnya permanen, namun sewaktu-waktu dapat berubah apabila terdapat proses audit.

Hal ini merupakan bentuk pemeliharaan perusahaan agar SOP akan selalu sesuai dengan kebutuhan seiring berkembangnya operasional gudang

Contoh SOP Gudang Sparepart

Berikut ini kami hadirkan tiga jenis contoh SOP gudang, diantaranya :

1. Contoh SOP Penerimaan Barang

SOP penerimaan barang memiliki tujuan untuk menjelaskan dari berbagai aktivitas terkait dengan bagaimana keluar & masuknya pesanan barang. Dengan demikian, kegiatan pengiriman barang & memastikan bahwa barang yang memang telah diterima sesuai dengan Purchasing Order (PO) atau Delivery Order (DO).

Prosedur

• Divisi gudang yang hanya dapat memporbelahkan untuk menerima produk yang memang sesuai dengan surat pesanan yang telah dipesan.
• Bagian penerimaan menerima salinan kontrak atau PO.
• Bagian penerimaan melakukan pemeriksaan barang dengan PO.
• Meminta persetujuan Manajaer Logistik atau pegawai yang ditunjuk.

Contoh SOP Penerimaan Gudang

2. Contoh SOP Pengiriman Barang

SOP pengiriman barang bertujuan untuk memastikan bahwa barang yang dikeluarkan dan dikirim sudah sesuai dengan surat pesanan serta surat pengiriman barang sehingga dapat meminimalisir kesalahan pengiriman serta memastikan pengiriman berjalan dengan lancar.

Prosedur

• Pemeriksaan barang yang dikirim oleh kepala gudang.
• Jika barang sudah selesai, barang tersebut harus di tanda tangani oleh kepala gudang.
• Jika sudah, barang tersebut di packing dan dimasukan ke dalam angkutan umum.
• Periksa sesuai nama barang, batch number, tanggal kadaluarsa serta surat pesanan dan surat pengirman atau SPB.
• Menyerahkan lembar SPB yang kedua kebagian pajak.
• Hubungi jasa angkutan terlebih dahulu untuk dapat mengambil barang.
• Selain itu, informasikan juga ke para petugas keamanan andaikan ada pengiriman yang nantinya bisa membantu untuk melakukan pengawasan selama pemuatan barang.
• Melakukan serah terima kepada para petugas jasa angkutan karena sudah membawa barang tersebut
• Terakhir adalah memastikan jasa angkutan untuk mengirim butki real pengiriman atau berupa testimoni, alamat tujuan & nomor yang memang tercantum pada surat pengantar.

Contoh SOP Pengiriman Gudang

Kesimpulan

Demikian informasi lengkap seputar panduan dan contoh SOP gudang sparepart baik penerimaan barang maupun pengiriman barang. Distributor hydraulic system tersedia disini. Dengan hadirnya SOP yang jelas, maka karyawan dapat bekerja sesuai dengan pedoman tanpa khawatir terjadi kesalahan yang cukup fatal. Semoga dapat menjadi wawasan kita bersama.